Alles, was Ihre Hausverwaltung am Telefon braucht.
HEY MITRA nimmt Anrufe entgegen, versteht Anliegen, stellt gezielte Rückfragen und übergibt Ihrem Team strukturierte Informationen zur weiteren Bearbeitung.
Funktionen im Überblick
Von der automatischen Anrufannahme bis zur strukturierten Vorgangsdokumentation – HEY MITRA übernimmt die wiederkehrende Telefonkommunikation Ihrer Hausverwaltung.
24/7 erreichbar
HEY MITRA nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen – auch außerhalb klassischer Büro- und Sprechzeiten, am Wochenende und an Feiertagen.
Natürliche Gesprächsführung
Flüssige, natürliche Gespräche – keine starren Sprachmenüs, keine drück-Taste-Systeme. Moderne Voice AI statt Sprachmenü.
Unterschiedliche Anliegen erkennen
Schadensmeldung, allgemeine Anfrage, Eigentümeranliegen, Terminwunsch oder Notfall – die KI versteht, worum es geht.
Gezielte Rückfragen
Fehlende Informationen wie Adresse, Wohnung, Art der Störung oder Dringlichkeit werden selbstständig erfragt.
Vollständige Kontaktdaten erfassen
Name, Rufnummer und Angaben des Anrufers werden vollständig erfasst – keine unleserlichen Telefonnotizen.
Objekt- und Wohnungszuordnung
Objekt, Wohnung und Einheit werden sauber zugeordnet, damit das Anliegen direkt dem richtigen Vorgang zugewiesen wird.
Priorisierung dringender Anliegen
Wasserschaden oder Heizungsausfall? Dringliche Anliegen werden nach Ihren Prozessen erkannt und priorisiert behandelt.
Strukturierte Gesprächsdokumentation
Aus jedem Gespräch entsteht ein nachvollziehbarer Vorgang mit Anrufer, Objekt, Kategorie und Beschreibung.
Mehrere Gespräche gleichzeitig
KI-Telefonie kann mehrere Anfragen gleichzeitig bearbeiten – kein Wartefeld, keine verpassten Anrufe zur Rush-Hour.
Individuelle Gesprächsabläufe
Gesprächsabläufe, Fragen und Kategorien werden an die Anforderungen Ihrer Hausverwaltung angepasst.
Übergabe an Mitarbeiter
Ihr Team erhält strukturierte Vorgänge zur weiteren Bearbeitung – klar aufbereitet und ohne Informationsverlust.
Übergabe an externe Systeme
Die Architektur ist vorbereitet für Schnittstellen und Integrationen – z. B. an CRM-, Ticketing- oder Verwaltungssoftware.
Vom Anruf zum strukturierten Vorgang.
In sieben Schritten verwandelt HEY MITRA ein Telefonat in eine verwertbare Information für Ihre Hausverwaltung.
Anruf kommt herein
Ein Mieter, Eigentümer, Dienstleister oder Interessent ruft an.
HEY MITRA nimmt das Gespräch an
Die KI meldet sich im Namen Ihrer Hausverwaltung.
KI versteht das Anliegen
Die KI erkennt, worum es geht – in natürlicher Sprache.
Fehlende Informationen werden erkannt
Was für den Vorgang noch fehlt, identifiziert die KI selbstständig.
HEY MITRA stellt Rückfragen
Adresse, Wohnung, Details und Dringlichkeit werden gezielt erfragt.
Informationen werden strukturiert
Anrufer, Objekt, Wohnung, Kategorie und Beschreibung werden zusammengeführt.
Vorgang wird übergeben
An die Hausverwaltung oder das entsprechende System – zur weiteren Bearbeitung.
So klingt ein Anruf mit HEY MITRA
Ein typisches Beispiel: Ein Mieter meldet eine Heizungsstörung.
Typische Gespräche, die HEY MITRA übernehmen kann
Von der Schadensmeldung bis zum Terminwunsch – HEY MITRA erkennt, was Sache ist, und erfasst genau die Informationen, die Ihr Team braucht.
Schadensmeldungen
„In meiner Wohnung ist die Heizung ausgefallen.“
Objekt, Wohnung, Art der Störung und Dringlichkeit werden erfasst.
Reparaturanfragen
„Der Rollladen im Schlafzimmer funktioniert nicht.“
Kategorie, betroffenes Bauteil und Zugriffsmöglichkeiten werden dokumentiert.
Allgemeine Mieteranfragen
„Wann findet die nächste Betriebskostenabrechnung statt?“
Häufige Fragen werden beantwortet oder als Vorgang weitergeleitet.
Eigentümeranfragen
„Ich habe eine Frage zur letzten Abrechnung.“
Eigentümeridentifikation und Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter.
Interessenten
„Ist die Wohnung in der Musterstraße noch verfügbar?“
Verfügbarkeitsanfragen und Kontaktwünsche von Interessenten werden erfasst.
Terminwünsche
„Ich möchte einen Termin mit meinem Ansprechpartner vereinbaren.“
Terminanfragen werden strukturiert und an das Team weitergeleitet.
Dienstleister
„Wir benötigen Zugang zum Technikraum.“
Zugangswünsche von Handwerkern und Dienstleistern werden koordiniert.
Notfälle
„Im Keller tritt Wasser aus.“
Dringende Anliegen werden priorisiert und nach Ihren Prozessen behandelt.
Bei dringenden Anliegen kann HEY MITRA entsprechend der vom Kunden definierten Prozesse reagieren bzw. priorisieren. Welche Anliegen als dringend eingestuft werden, wird individuell mit jeder Hausverwaltung vereinbart.
Wie schnell können Sie starten?
Die Einrichtung von HEY MITRA ist unkompliziert und erfolgt in wenigen Schritten.
Gespräch
Wir besprechen Ihre Anforderungen, typischen Anliegen und gewünschte Gesprächsabläufe.
Konfiguration
HEY MITRA wird auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten: Objekte, Kategorien, Prozesse.
Telefonnummer
Wir richten Ihre bestehende Rufnummer oder eine neue Nummer für HEY MITRA ein.
Loslegen
HEY MITRA geht online und übernimmt ab dem ersten Anruf das Telefon für Sie.